Datenschutzerklärung
Stand: April 2026 · Verantwortlicher: Ilker Usanmaz, InciPass.eu
Inhaltsverzeichnis
1. Verantwortlicher
Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und anderer nationaler Datenschutzgesetze sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist:
InciPass.eu
Albert-Altwicker-Str. 31, 47445 Moers, Deutschland
E-Mail: [email protected]
2. Welche Daten wir erheben
2.1 Bei Registrierung und Nutzung des Dienstes
| Datenkategorie | Konkrete Daten | Pflichtfeld? |
|---|---|---|
| Kontaktdaten | E-Mail-Adresse | Ja |
| Authentifizierung | Passwort-Hash (bcrypt) | Ja |
| Unternehmensdaten | Firmenname, Adresse, Land, Telefon | Teilweise |
| Produktdaten | Produktname, Inhaltsstoffe, Bilder, Dokumente | Je nach Nutzung |
| Nutzungsdaten | Login-Zeitpunkte, QR-Scan-Protokolle (Produkt-Kennung, Zeitpunkt, Ländercode) | Automatisch |
| Technische Daten | Session-ID (technisch notwendiges Cookie) | Automatisch |
2.2 Beim Aufruf öffentlicher DPP-Seiten
Beim Aufruf einer öffentlichen Produktpassseite (z. B. beim Scannen eines QR-Codes) werden ausschließlich die Produkt-Kennung, der Zeitpunkt des Aufrufs und der von Cloudflare bereitgestellte Ländercode gespeichert. Die IP-Adresse wird nicht gespeichert und an keinen Drittdienst übermittelt. Browser-/Geräteinformationen und die aufrufende Seite (Referrer) werden nicht erfasst.
3. Zweck der Verarbeitung
- Bereitstellung und Betrieb des InciPass-Dienstes (Digitale Produktpässe erstellen, verwalten, veröffentlichen)
- Authentifizierung und Kontoverwaltung
- Abrechnung und Zahlungsabwicklung (Plan-Management)
- Einhaltung gesetzlicher Pflichten (Steuer, ESPR-Konformität, Impressumspflicht)
- Sicherheit: Erkennung und Abwehr von Missbrauch, DDoS-Schutz
- Aggregierte Nutzungsstatistiken zur Verbesserung des Dienstes (keine Einzelprofile)
- Transaktions-E-Mails (Bestätigung, Passwort-Reset) – kein Newsletter ohne ausdrückliche Einwilligung
4. Rechtsgrundlage (Art. 6 DSGVO)
| Verarbeitung | Rechtsgrundlage |
|---|---|
| Vertragserfüllung (Bereitstellung des Dienstes) | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO |
| Gesetzliche Aufbewahrungspflichten (Rechnungen etc.) | Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO |
| Technisch notwendige Cookies und Session-Daten | Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse) |
| Sicherheitsprotokollierung | Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse) |
| Newsletter / Marketing-E-Mails | Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung) – derzeit nicht aktiv |
5. Speicherdauer
- Kontodaten: Für die Dauer der Vertragsbeziehung, danach 30 Tage Löschfrist nach Kündigung.
- Produktdaten: Für die Dauer der Nutzung; nach Löschung durch den Nutzer werden Daten innerhalb von 30 Tagen aus Backups entfernt.
- Rechnungen und steuerrelevante Daten: 10 Jahre gemäß § 147 AO.
- QR-Scan-Protokolle: Pro Aufruf einer öffentlichen DPP-Seite wird eine Zeile mit Produkt-Kennung, Zeitstempel und Cloudflare-Ländercode gespeichert – keine IP-Adresse, keine Browser- oder Referrer-Daten.
- Auswertung: Die gespeicherten Scan-Zeilen werden ausschließlich aggregiert nach Ländern und Tagen dargestellt (30-Tage-Übersicht).
6. Chat de soporte y solicitudes
Cuando utiliza el chat de soporte, se guarda la conversación completa — sus mensajes y las respuestas del asistente. Si genera una solicitud a partir de ella, se guardan juntos la conversación, el asunto, el mensaje y su dirección de correo electrónico.
También puede enviar una solicitud sin cuenta y sin chat. En ese caso solo se guardan el asunto, el mensaje y su dirección de correo electrónico — sin conversación, y con el mismo plazo.
Su dirección IP no se guarda. Solo se utiliza de forma transitoria para limitar el número de solicitudes.
Para generar las respuestas del asistente, su mensaje se transmite a Mistral AI (París, Francia). El tratamiento se realiza en la UE.
La base jurídica es el art. 6.1.b del RGPD (ejecución del contrato de uso — aquí: asistencia en el uso).
7. Datenweitergabe an Dritte
Wir geben Ihre personenbezogenen Daten grundsätzlich nicht an Dritte weiter, es sei denn, dies ist zur Vertragserfüllung erforderlich oder gesetzlich vorgeschrieben.
Eingesetzte Auftragsverarbeiter
| Dienstleister | Zweck | Sitz |
|---|---|---|
| Hetzner Online GmbH | Hosting / Server-Infrastruktur | Deutschland (EU) |
| Stripe Payments Europe Ltd. | Zahlungsabwicklung | Irland (EU) |
| Mistral AI SAS | Respuestas de IA en el chat de soporte y funciones de IA en el formulario de producto | Francia (UE) |
Mit allen Auftragsverarbeitern wurden Verträge zur Auftragsverarbeitung (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO abgeschlossen. Eine Weitergabe an Drittstaaten außerhalb der EU/EWR findet nicht statt.
8. Cookies & Tracking
InciPass verwendet ausschließlich technisch notwendige Cookies. Es werden keine Tracking-, Analyse- oder Marketing-Cookies eingesetzt.
| Cookie | Zweck | Laufzeit |
|---|---|---|
session | Anmeldesitzung (verschlüsselt) | Sitzungsende / 30 Tage bei "Angemeldet bleiben" |
csrf_token | CSRF-Schutz für Formulare | Sitzungsende |
Alle weiteren Präferenzen (Dark Mode, Sprachauswahl) sowie ungespeicherte Produktentwürfe werden ausschließlich lokal in Ihrem Browser (localStorage) gespeichert. Entwürfe werden nach dem Speichern des Produkts sowie bei der Abmeldung automatisch gelöscht; der lokale Entwurf selbst wird nicht an unsere Server übertragen.
Medición de audiencia con Matomo
Para mejorar nuestro servicio recopilamos estadísticas de uso anónimas mediante Matomo. Matomo funciona en nuestro propio servidor en Alemania: no se transmite ningún dato a terceros ni a países fuera de la UE.
Su dirección IP se recorta en sus dos últimos bytes antes de almacenarse (por ejemplo, 203.0.113.42 pasa a ser 203.0.0.0), de modo que no permite identificarle. La dirección de procedencia (referente) también pierde su ruta.
Los datos brutos se eliminan automáticamente al cabo de seis meses. Solo se conservan informes agregados (por ejemplo, «páginas vistas en julio»), que ya no guardan relación con ninguna persona.
La base jurídica es nuestro interés legítimo en adaptar la oferta a las necesidades reales, conforme al art. 6.1.f) del RGPD. Dado que trabajamos sin cookies y con la dirección IP recortada, la injerencia en sus derechos es mínima.
Se respeta la configuración «Do Not Track» de su navegador: si está activada, no se realiza medición alguna.
Oponerse a la medición
Puede oponerse en cualquier momento al uso de Matomo de forma informal: basta con un correo electrónico a la dirección indicada en el aviso legal, sin necesidad de motivarlo. Su derecho de oposición conforme al art. 21 del RGPD existe con independencia de ello. Al margen de cualquier oposición, no se realiza medición alguna si su navegador envía «Do Not Track».
Recuento de las páginas de conocimiento
Se cuenta cada llamada a las páginas de conocimiento en alemán bajo /inci/, /konservierungsstoffe/ y /seifenrezept-inci/. Solo se almacenan cuatro datos: la ruta solicitada, la hora, el código de país de la cabecera de borde de Cloudflare y una clase derivada (suchmaschine, ki-crawler, werkzeug o browser).
La finalidad es una sola pregunta: si los motores de búsqueda recogen estas páginas y si las recogen una segunda vez. No se combinan con otros datos, no se crea ningún perfil y estas filas no permiten reconocer a personas concretas. Los tres grupos de páginas se evalúan por separado: se publicaron en fechas distintas y en un solo conjunto ya no podría decirse cuál fue recogido.
Las filas se eliminan automáticamente transcurridos 180 días. La eliminación se realiza mediante una limpieza diaria, no a petición.
La base jurídica es el art. 6.1.f del RGPD — el interés legítimo en medir si la propia oferta puede encontrarse. Dado que no se almacena ni la IP ni ningún identificador, la atribución a una persona no es posible según nuestro conocimiento.
9. Hosting & technische Infrastruktur
Der Dienst wird auf Servern der Hetzner Online GmbH in Deutschland betrieben. Alle Daten werden ausschließlich in der EU gespeichert und verarbeitet. Die Übertragung erfolgt verschlüsselt via TLS 1.3 (HTTPS).
Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland – Datenschutzerklärung Hetzner
10. Ihre Rechte als betroffene Person
Sie haben gemäß DSGVO folgende Rechte gegenüber uns:
Auskunft (Art. 15)
Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten.
Berichtigung (Art. 16)
Berichtigung unrichtiger personenbezogener Daten.
Löschung (Art. 17)
Löschung Ihrer Daten, soweit keine Aufbewahrungspflichten bestehen.
Einschränkung (Art. 18)
Einschränkung der Verarbeitung unter bestimmten Voraussetzungen.
Datenportabilität (Art. 20)
Übertragung Ihrer Daten in einem maschinenlesbaren Format.
Widerspruch (Art. 21)
Widerspruch gegen die Verarbeitung auf Basis berechtigter Interessen.
Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich an: [email protected]. Wir bearbeiten Ihre Anfrage innerhalb von 30 Tagen.
Unbeschadet davon haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig für Nordrhein-Westfalen ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit NRW.
11. Datenschutzkontakt
Ilker Usanmaz – Datenschutzverantwortlicher
E-Mail: [email protected]
Adresse: Albert-Altwicker-Str. 31, 47445 Moers, Deutschland
Diese Datenschutzerklärung wurde zuletzt im April 2026 aktualisiert. Wir behalten uns vor, diese Erklärung bei Änderungen des Dienstes oder der Rechtslage anzupassen. Die jeweils aktuelle Version ist unter incipass.eu/datenschutz abrufbar.