Datenschutzerklärung
Stand: April 2026 · Verantwortlicher: Ilker Usanmaz, InciPass.eu
Inhaltsverzeichnis
1. Verantwortlicher
Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und anderer nationaler Datenschutzgesetze sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist:
InciPass.eu
Albert-Altwicker-Str. 31, 47445 Moers, Deutschland
E-Mail: [email protected]
2. Welche Daten wir erheben
2.1 Bei Registrierung und Nutzung des Dienstes
| Datenkategorie | Konkrete Daten | Pflichtfeld? |
|---|---|---|
| Kontaktdaten | E-Mail-Adresse | Ja |
| Authentifizierung | Passwort-Hash (bcrypt) | Ja |
| Unternehmensdaten | Firmenname, Adresse, Land, Telefon | Teilweise |
| Produktdaten | Produktname, Inhaltsstoffe, Bilder, Dokumente | Je nach Nutzung |
| Nutzungsdaten | Login-Zeitpunkte, QR-Scan-Protokolle (Produkt-Kennung, Zeitpunkt, Ländercode) | Automatisch |
| Technische Daten | Session-ID (technisch notwendiges Cookie) | Automatisch |
2.2 Beim Aufruf öffentlicher DPP-Seiten
Beim Aufruf einer öffentlichen Produktpassseite (z. B. beim Scannen eines QR-Codes) werden ausschließlich die Produkt-Kennung, der Zeitpunkt des Aufrufs und der von Cloudflare bereitgestellte Ländercode gespeichert. Die IP-Adresse wird nicht gespeichert und an keinen Drittdienst übermittelt. Browser-/Geräteinformationen und die aufrufende Seite (Referrer) werden nicht erfasst.
3. Zweck der Verarbeitung
- Bereitstellung und Betrieb des InciPass-Dienstes (Digitale Produktpässe erstellen, verwalten, veröffentlichen)
- Authentifizierung und Kontoverwaltung
- Abrechnung und Zahlungsabwicklung (Plan-Management)
- Einhaltung gesetzlicher Pflichten (Steuer, ESPR-Konformität, Impressumspflicht)
- Sicherheit: Erkennung und Abwehr von Missbrauch, DDoS-Schutz
- Aggregierte Nutzungsstatistiken zur Verbesserung des Dienstes (keine Einzelprofile)
- Transaktions-E-Mails (Bestätigung, Passwort-Reset) – kein Newsletter ohne ausdrückliche Einwilligung
4. Rechtsgrundlage (Art. 6 DSGVO)
| Verarbeitung | Rechtsgrundlage |
|---|---|
| Vertragserfüllung (Bereitstellung des Dienstes) | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO |
| Gesetzliche Aufbewahrungspflichten (Rechnungen etc.) | Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO |
| Technisch notwendige Cookies und Session-Daten | Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse) |
| Sicherheitsprotokollierung | Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse) |
| Newsletter / Marketing-E-Mails | Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung) – derzeit nicht aktiv |
5. Speicherdauer
- Kontodaten: Für die Dauer der Vertragsbeziehung, danach 30 Tage Löschfrist nach Kündigung.
- Produktdaten: Für die Dauer der Nutzung; nach Löschung durch den Nutzer werden Daten innerhalb von 30 Tagen aus Backups entfernt.
- Rechnungen und steuerrelevante Daten: 10 Jahre gemäß § 147 AO.
- QR-Scan-Protokolle: Pro Aufruf einer öffentlichen DPP-Seite wird eine Zeile mit Produkt-Kennung, Zeitstempel und Cloudflare-Ländercode gespeichert – keine IP-Adresse, keine Browser- oder Referrer-Daten.
- Auswertung: Die gespeicherten Scan-Zeilen werden ausschließlich aggregiert nach Ländern und Tagen dargestellt (30-Tage-Übersicht).
6. Chat di assistenza e richieste
Quando utilizza la chat di assistenza, l'intera conversazione viene conservata — i suoi messaggi e le risposte dell'assistente. Se ne ricava una richiesta, conversazione, oggetto, messaggio e il suo indirizzo e-mail vengono conservati insieme.
Può inviare una richiesta anche senza account e senza conversazione. In tal caso vengono conservati solo oggetto, messaggio e il suo indirizzo e-mail — nessuna conversazione, e con lo stesso termine.
Il suo indirizzo IP non viene conservato. Serve solo in modo transitorio a limitare il numero di richieste.
Per generare le risposte dell'assistente, il suo messaggio viene trasmesso a Mistral AI (Parigi, Francia). Il trattamento avviene nell'UE.
La base giuridica è l'art. 6, par. 1, lett. b GDPR (esecuzione del contratto d'uso — qui: supporto all'utilizzo).
7. Datenweitergabe an Dritte
Wir geben Ihre personenbezogenen Daten grundsätzlich nicht an Dritte weiter, es sei denn, dies ist zur Vertragserfüllung erforderlich oder gesetzlich vorgeschrieben.
Eingesetzte Auftragsverarbeiter
| Dienstleister | Zweck | Sitz |
|---|---|---|
| Hetzner Online GmbH | Hosting / Server-Infrastruktur | Deutschland (EU) |
| Stripe Payments Europe Ltd. | Zahlungsabwicklung | Irland (EU) |
| Mistral AI SAS | Risposte IA nella chat di assistenza e funzioni IA nel modulo prodotto | Francia (UE) |
Mit allen Auftragsverarbeitern wurden Verträge zur Auftragsverarbeitung (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO abgeschlossen. Eine Weitergabe an Drittstaaten außerhalb der EU/EWR findet nicht statt.
8. Cookies & Tracking
InciPass verwendet ausschließlich technisch notwendige Cookies. Es werden keine Tracking-, Analyse- oder Marketing-Cookies eingesetzt.
| Cookie | Zweck | Laufzeit |
|---|---|---|
session | Anmeldesitzung (verschlüsselt) | Sitzungsende / 30 Tage bei "Angemeldet bleiben" |
csrf_token | CSRF-Schutz für Formulare | Sitzungsende |
Alle weiteren Präferenzen (Dark Mode, Sprachauswahl) sowie ungespeicherte Produktentwürfe werden ausschließlich lokal in Ihrem Browser (localStorage) gespeichert. Entwürfe werden nach dem Speichern des Produkts sowie bei der Abmeldung automatisch gelöscht; der lokale Entwurf selbst wird nicht an unsere Server übertragen.
Misurazione delle visite con Matomo
Per migliorare il nostro servizio raccogliamo statistiche d'uso anonime tramite Matomo. Matomo funziona su un nostro server in Germania: nessun dato viene trasmesso a terzi, né verso paesi al di fuori dell'UE.
Il suo indirizzo IP viene troncato degli ultimi due byte prima di essere memorizzato (ad esempio 203.0.113.42 diventa 203.0.0.0), rendendo impossibile risalire alla sua persona. Anche l'indirizzo di provenienza (referrer) viene privato del percorso.
I dati grezzi vengono cancellati automaticamente dopo sei mesi. Restano soltanto rapporti aggregati (ad esempio «visualizzazioni di pagina a luglio»), privi di qualsiasi riferimento personale.
La base giuridica è il nostro legittimo interesse a modellare l'offerta sulle esigenze reali, ai sensi dell'art. 6, par. 1, lett. f) GDPR. Poiché operiamo senza cookie e con indirizzo IP troncato, l'incidenza sui suoi diritti è minima.
L'impostazione «Do Not Track» del suo browser viene rispettata: se attiva, non viene effettuata alcuna misurazione.
Opporsi alla misurazione
Può opporsi in qualsiasi momento all'uso di Matomo, senza formalità: è sufficiente un'e-mail all'indirizzo indicato nelle note legali, senza dover fornire motivazioni. Il suo diritto di opposizione ai sensi dell'art. 21 GDPR sussiste indipendentemente. A prescindere da un'opposizione, non viene effettuata alcuna misurazione se il suo browser invia «Do Not Track».
Conteggio delle pagine informative
Ogni chiamata alle pagine informative in tedesco sotto /inci/, /konservierungsstoffe/ e /seifenrezept-inci/ viene conteggiata. Vengono memorizzate soltanto quattro informazioni: il percorso richiamato, l’ora, il codice paese dall’intestazione di bordo di Cloudflare e una classe derivata (suchmaschine, ki-crawler, werkzeug o browser).
Lo scopo è un’unica domanda: se i motori di ricerca prelevino affatto queste pagine e se le prelevino una seconda volta. Non avviene alcuna aggregazione con altri dati, non viene creato alcun profilo e da queste righe non sono riconoscibili singole persone. I tre gruppi di pagine vengono valutati separatamente: sono stati pubblicati in date diverse e in un unico insieme non si potrebbe più dire quale sia stato prelevato.
Le righe vengono eliminate automaticamente dopo 180 giorni. L’eliminazione avviene tramite una pulizia quotidiana, non su richiesta.
La base giuridica è l’art. 6, par. 1, lett. f) GDPR — il legittimo interesse a misurare la reperibilità della propria offerta. Poiché non vengono memorizzati né IP né identificativi, l’attribuzione a una persona non è, per quanto ci risulta, possibile.
9. Hosting & technische Infrastruktur
Der Dienst wird auf Servern der Hetzner Online GmbH in Deutschland betrieben. Alle Daten werden ausschließlich in der EU gespeichert und verarbeitet. Die Übertragung erfolgt verschlüsselt via TLS 1.3 (HTTPS).
Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland – Datenschutzerklärung Hetzner
10. Ihre Rechte als betroffene Person
Sie haben gemäß DSGVO folgende Rechte gegenüber uns:
Auskunft (Art. 15)
Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten.
Berichtigung (Art. 16)
Berichtigung unrichtiger personenbezogener Daten.
Löschung (Art. 17)
Löschung Ihrer Daten, soweit keine Aufbewahrungspflichten bestehen.
Einschränkung (Art. 18)
Einschränkung der Verarbeitung unter bestimmten Voraussetzungen.
Datenportabilität (Art. 20)
Übertragung Ihrer Daten in einem maschinenlesbaren Format.
Widerspruch (Art. 21)
Widerspruch gegen die Verarbeitung auf Basis berechtigter Interessen.
Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich an: [email protected]. Wir bearbeiten Ihre Anfrage innerhalb von 30 Tagen.
Unbeschadet davon haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig für Nordrhein-Westfalen ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit NRW.
11. Datenschutzkontakt
Ilker Usanmaz – Datenschutzverantwortlicher
E-Mail: [email protected]
Adresse: Albert-Altwicker-Str. 31, 47445 Moers, Deutschland
Diese Datenschutzerklärung wurde zuletzt im April 2026 aktualisiert. Wir behalten uns vor, diese Erklärung bei Änderungen des Dienstes oder der Rechtslage anzupassen. Die jeweils aktuelle Version ist unter incipass.eu/datenschutz abrufbar.