Datenschutzerklärung
Stand: April 2026 · Verantwortlicher: Ilker Usanmaz, InciPass.eu
Inhaltsverzeichnis
1. Verantwortlicher
Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und anderer nationaler Datenschutzgesetze sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist:
InciPass.eu
Albert-Altwicker-Str. 31, 47445 Moers, Deutschland
E-Mail: [email protected]
2. Welche Daten wir erheben
2.1 Bei Registrierung und Nutzung des Dienstes
| Datenkategorie | Konkrete Daten | Pflichtfeld? |
|---|---|---|
| Kontaktdaten | E-Mail-Adresse | Ja |
| Authentifizierung | Passwort-Hash (bcrypt) | Ja |
| Unternehmensdaten | Firmenname, Adresse, Land, Telefon | Teilweise |
| Produktdaten | Produktname, Inhaltsstoffe, Bilder, Dokumente | Je nach Nutzung |
| Nutzungsdaten | Login-Zeitpunkte, QR-Scan-Protokolle (Produkt-Kennung, Zeitpunkt, Ländercode) | Automatisch |
| Technische Daten | Session-ID (technisch notwendiges Cookie) | Automatisch |
2.2 Beim Aufruf öffentlicher DPP-Seiten
Beim Aufruf einer öffentlichen Produktpassseite (z. B. beim Scannen eines QR-Codes) werden ausschließlich die Produkt-Kennung, der Zeitpunkt des Aufrufs und der von Cloudflare bereitgestellte Ländercode gespeichert. Die IP-Adresse wird nicht gespeichert und an keinen Drittdienst übermittelt. Browser-/Geräteinformationen und die aufrufende Seite (Referrer) werden nicht erfasst.
3. Zweck der Verarbeitung
- Bereitstellung und Betrieb des InciPass-Dienstes (Digitale Produktpässe erstellen, verwalten, veröffentlichen)
- Authentifizierung und Kontoverwaltung
- Abrechnung und Zahlungsabwicklung (Plan-Management)
- Einhaltung gesetzlicher Pflichten (Steuer, ESPR-Konformität, Impressumspflicht)
- Sicherheit: Erkennung und Abwehr von Missbrauch, DDoS-Schutz
- Aggregierte Nutzungsstatistiken zur Verbesserung des Dienstes (keine Einzelprofile)
- Transaktions-E-Mails (Bestätigung, Passwort-Reset) – kein Newsletter ohne ausdrückliche Einwilligung
4. Rechtsgrundlage (Art. 6 DSGVO)
| Verarbeitung | Rechtsgrundlage |
|---|---|
| Vertragserfüllung (Bereitstellung des Dienstes) | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO |
| Gesetzliche Aufbewahrungspflichten (Rechnungen etc.) | Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO |
| Technisch notwendige Cookies und Session-Daten | Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse) |
| Sicherheitsprotokollierung | Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse) |
| Newsletter / Marketing-E-Mails | Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung) – derzeit nicht aktiv |
5. Speicherdauer
- Kontodaten: Für die Dauer der Vertragsbeziehung, danach 30 Tage Löschfrist nach Kündigung.
- Produktdaten: Für die Dauer der Nutzung; nach Löschung durch den Nutzer werden Daten innerhalb von 30 Tagen aus Backups entfernt.
- Rechnungen und steuerrelevante Daten: 10 Jahre gemäß § 147 AO.
- QR-Scan-Protokolle: Pro Aufruf einer öffentlichen DPP-Seite wird eine Zeile mit Produkt-Kennung, Zeitstempel und Cloudflare-Ländercode gespeichert – keine IP-Adresse, keine Browser- oder Referrer-Daten.
- Auswertung: Die gespeicherten Scan-Zeilen werden ausschließlich aggregiert nach Ländern und Tagen dargestellt (30-Tage-Übersicht).
6. Discussion d'assistance et demandes
Lorsque vous utilisez la discussion d'assistance, l'intégralité de l'échange est enregistrée — vos messages et les réponses de l'assistant. Si vous en faites une demande, l'échange, l'objet, le message et votre adresse e-mail sont conservés ensemble.
Vous pouvez aussi envoyer une demande sans compte et sans discussion. Dans ce cas, seuls l’objet, le message et votre adresse e-mail sont enregistrés — aucune discussion, et avec le même délai.
Votre adresse IP n'est pas conservée. Elle sert uniquement de façon transitoire à limiter le nombre de requêtes.
Pour produire les réponses de l'assistant, votre message est transmis à Mistral AI (Paris, France). Le traitement a lieu dans l'UE.
La base légale est l'art. 6, § 1, point b du RGPD (exécution du contrat d'utilisation — ici : assistance à l'utilisation).
7. Datenweitergabe an Dritte
Wir geben Ihre personenbezogenen Daten grundsätzlich nicht an Dritte weiter, es sei denn, dies ist zur Vertragserfüllung erforderlich oder gesetzlich vorgeschrieben.
Eingesetzte Auftragsverarbeiter
| Dienstleister | Zweck | Sitz |
|---|---|---|
| Hetzner Online GmbH | Hosting / Server-Infrastruktur | Deutschland (EU) |
| Stripe Payments Europe Ltd. | Zahlungsabwicklung | Irland (EU) |
| Mistral AI SAS | Réponses IA dans la discussion d'assistance et fonctions IA du formulaire produit | France (UE) |
Mit allen Auftragsverarbeitern wurden Verträge zur Auftragsverarbeitung (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO abgeschlossen. Eine Weitergabe an Drittstaaten außerhalb der EU/EWR findet nicht statt.
8. Cookies & Tracking
InciPass verwendet ausschließlich technisch notwendige Cookies. Es werden keine Tracking-, Analyse- oder Marketing-Cookies eingesetzt.
| Cookie | Zweck | Laufzeit |
|---|---|---|
session | Anmeldesitzung (verschlüsselt) | Sitzungsende / 30 Tage bei "Angemeldet bleiben" |
csrf_token | CSRF-Schutz für Formulare | Sitzungsende |
Alle weiteren Präferenzen (Dark Mode, Sprachauswahl) sowie ungespeicherte Produktentwürfe werden ausschließlich lokal in Ihrem Browser (localStorage) gespeichert. Entwürfe werden nach dem Speichern des Produkts sowie bei der Abmeldung automatisch gelöscht; der lokale Entwurf selbst wird nicht an unsere Server übertragen.
Mesure d'audience avec Matomo
Afin d'améliorer notre service, nous recueillons des statistiques d'utilisation anonymes à l'aide de Matomo. Matomo fonctionne sur notre propre serveur en Allemagne — aucune donnée n'est transmise à des tiers, ni vers des pays hors de l'UE.
Votre adresse IP est tronquée de ses deux derniers octets avant tout enregistrement (203.0.113.42 devient par exemple 203.0.0.0), ce qui exclut toute identification. L'adresse de provenance (référent) est également privée de son chemin.
Les données brutes sont supprimées automatiquement au bout de six mois. Seuls subsistent des rapports agrégés (par exemple « pages vues en juillet »), qui ne se rapportent plus à aucune personne.
La base légale est notre intérêt légitime à adapter notre offre aux besoins réels, conformément à l'art. 6, § 1, point f) du RGPD. Comme nous travaillons sans cookies et avec une adresse IP tronquée, l'atteinte à vos droits est minime.
Le réglage « Do Not Track » de votre navigateur est respecté : s'il est activé, aucune mesure n'a lieu.
S'opposer à la mesure
Vous pouvez vous opposer à tout moment à l'utilisation de Matomo, sans formalité : un courriel à l'adresse indiquée dans nos mentions légales suffit, sans avoir à motiver votre demande. Votre droit d'opposition au titre de l'art. 21 du RGPD existe indépendamment. Indépendamment de toute opposition, aucune mesure n'a lieu si votre navigateur envoie « Do Not Track ».
Comptage des pages de connaissances
Chaque appel aux pages de connaissances en allemand sous /inci/, /konservierungsstoffe/ et /seifenrezept-inci/ est compté. Seules quatre informations sont enregistrées : le chemin appelé, l’heure, le code pays issu de l’en-tête de bordure Cloudflare et une classe déduite (suchmaschine, ki-crawler, werkzeug ou browser).
La finalité tient en une seule question : les moteurs de recherche récupèrent-ils ces pages, et les récupèrent-ils une seconde fois. Aucun rapprochement avec d’autres données n’a lieu, aucun profil n’est constitué, et aucune personne ne peut être identifiée à partir de ces lignes. Les trois groupes de pages sont évalués séparément : ils ont été mis en ligne à des dates différentes, et dans un même ensemble on ne pourrait plus dire lequel a été récupéré.
Les lignes sont supprimées automatiquement après 180 jours. La suppression est effectuée par un balayage quotidien, et non sur demande.
La base légale est l’art. 6, par. 1, point f) du RGPD — l’intérêt légitime à mesurer si notre propre offre peut être trouvée. Ni l’IP ni un identifiant n’étant enregistrés, une attribution à une personne n’est, à notre connaissance, pas possible.
9. Hosting & technische Infrastruktur
Der Dienst wird auf Servern der Hetzner Online GmbH in Deutschland betrieben. Alle Daten werden ausschließlich in der EU gespeichert und verarbeitet. Die Übertragung erfolgt verschlüsselt via TLS 1.3 (HTTPS).
Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland – Datenschutzerklärung Hetzner
10. Ihre Rechte als betroffene Person
Sie haben gemäß DSGVO folgende Rechte gegenüber uns:
Auskunft (Art. 15)
Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten.
Berichtigung (Art. 16)
Berichtigung unrichtiger personenbezogener Daten.
Löschung (Art. 17)
Löschung Ihrer Daten, soweit keine Aufbewahrungspflichten bestehen.
Einschränkung (Art. 18)
Einschränkung der Verarbeitung unter bestimmten Voraussetzungen.
Datenportabilität (Art. 20)
Übertragung Ihrer Daten in einem maschinenlesbaren Format.
Widerspruch (Art. 21)
Widerspruch gegen die Verarbeitung auf Basis berechtigter Interessen.
Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich an: [email protected]. Wir bearbeiten Ihre Anfrage innerhalb von 30 Tagen.
Unbeschadet davon haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig für Nordrhein-Westfalen ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit NRW.
11. Datenschutzkontakt
Ilker Usanmaz – Datenschutzverantwortlicher
E-Mail: [email protected]
Adresse: Albert-Altwicker-Str. 31, 47445 Moers, Deutschland
Diese Datenschutzerklärung wurde zuletzt im April 2026 aktualisiert. Wir behalten uns vor, diese Erklärung bei Änderungen des Dienstes oder der Rechtslage anzupassen. Die jeweils aktuelle Version ist unter incipass.eu/datenschutz abrufbar.